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Für den Umgang von elektronischen Daten und Dokumenten gibt es neue Regelungen laut GoBDs (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)., basierend aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2014.

Digitale Dateien und Dokumente müssen nach den neuen Grundsätzen in einem vorgegebenen Verfahren behandelt werden. Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss auf alle relevante Informationen gleichermaßen zugreifen können. Diese Vorgaben betreffen jedes Unternehmen und gelten auch für diejenigen, die nicht bilanzieren, sondern eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen.

Das wichtigste im Überblick:

  • Die elektronische Archivierung digitaler Dokumente ist Pflicht
    Nicht ausreichend ist dabei, die elektronischen Dokumente auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
    Alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente (E-Mails, Belege, Downloads usw.) müssen in der gleichen Form archiviert werden wie sie im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind.
  • Steuerpflichtige Belege müssen gegen Verlust und Veränderung gesichert werden
    Ein herkömmliches Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht!
    Belege müssen möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust, Veränderungen und schnell wiederauffindbar in der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Sie dürfen in dieser Zeit weder verändert noch gelöscht werden. Die Buchführung ist formell nicht mehr ordnungsmäßig, wenn das nicht gewährleistet ist.
  • E-Mails sind Aufbewahrungspflichtig
    Sobald es sich bei einer E-Mail um einen geschäftlichen Inhalt oder einen Buchungsbeleg handelt, darf diese in der vorgegebenen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder verändert werden.
    Für E-Mails die als Transportmittel für eine anhängende elektronische Rechnung dienen und keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthalten gilt dieses nicht. Hier müssen jedoch die Anhänge im gleichen Format archiviert werden, wie sie erhalten wurden. (z.B. PDF, Bilddatei). Eine Umformatierung darf nicht vorgenommen werden.
  • Papierbelege können durch gescannte Dokumente ersetzt werden
    Papierbelege können jedoch durch die neuen Grundsätze als eingescanntes Dokument ersetzt werden. Auch hier ist zu beachten, dass dies jedoch in einem Format geschieht, welches nicht veränderbar ist.


Nutzen Sie die neuen GoBDs als Einstieg in das digitale, papierarme Büro. Damit gehen Sie nicht nur mit der richtigen Archivierung auf NUMMER SICHER sondern punkten zusätzlich mit Zeit- ,Druckkosten-, und Platzersparnis sowie in Sachen Umwelt

Lassen Sie sich von uns über die Möglichkeiten der digitalen Archivierung beraten

    

Nun auch Ihr Fachhändler für Canon

Seit Anfang 2016 sind wir neuer Vertriebs-und Service-Partner von Canon für Multifunktionsgeräte, Scanner, Großformate und Produktionsdrucker.
Unsere Leistungen beinhalten:

- Systeme
- Verbrauchsmaterialien
- Wartung & Service
- Reparaturen

Mit Canon konnten wir unsere Produkte und Dienstleistungen im Officebereich mit qualitativ hochwertigen Systemen abrunden. Unsere geschulten Techniker reparieren und warten auch bestehende Systeme in Ihrem Haus.

Mit der Übernahme aller Serviceleistungen der Firma Somann in München haben wir unser Technikteam zusätzlich ergänzt und sind somit verstärkt von Landshut bis München für Sie unterwegs.

Hier versorgen wir Sie jedoch nicht nur mit unseren neuen CANON- Produkten, sondern mit dem gesamten Umfang unseres Portfolio und dem kompletten Service dafür. Alles aus einer Hand in Ihrer Büroumgebung von der Büroplanung bis hin zur digitalen Archivierung.

Wir sind Ihre Experten für jegliche Art von Dokumentenbearbeitung und Archivierung. Ergänzend zu den Dokumenten verarbeitenden Systemen, verfügt die COLLAS Bürowelt GmbH über eine kompetente IT-Abteilung, diese bietet Standard IT-Ausstattungen als auch individuelle IT-Lösungen und IT-Support an. Abgerundet wird das Portfolio durch eine hervorragende Abteilung zur Planung und Projektierung von hochwertigen Büromöbeln und Bürostühle.

Neue ALL-IP Generation

Neue ALL-IP Generation vereint Sprache und Daten in einem System
Die neue be.IP und be.IP plus sind leistungsfähige und flexibel einsetzbare Media und VPN Gateways, die sicheren Internetzugang, VPN-Routing und WLAN in einem Gerät bereitstellen.

Darüber hinaus bietet die be.IP plus ein professionelles Business IP-TK-System, das per Lizenz erweitert werden kann. Mit den neuen be.IP Systemen präsentiert bintec elmeg zwei innovative ALL-IP Lösungen für den ITK-Fachhandel, die speziell auf den Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten sind.

be.IP plus - DAS plus an Kommunikation und Flexibilität
Die be.IP plus ist die ultimative ALL-IP Kommunikationslösung für Geschäftskunden. Sie vereint eine erweiterbare Business-Telefonanlage mit leistungsfähigen Routing-, VPN- und WLAN-Funktionen.

Die be.IP plus eignet sich ideal für den direkten Umstieg auf ALL-IP und lässt sich als offenes System für kundenindividuelle Projekte konfigurieren, managen und flexibel erweitern.

Über eine Lizenzoption lässt sich das System auf bis zu 40 User, 6 WLAN Access Points und 10 VPN-Tunnel erweitern und stellt somit das Herzstück des bintec elmeg Ökosystems für den Geschäftskundeneinsatz dar.

2 Geräte in einem System – be.IP plus kann, wie auch die be.IP, für die sanfte Migration vorhandener ISDN TK-Systeme eingesetzt werden. Das plus ermöglicht den späteren Umstieg zur vollwertigen Kommunikationszentrale durch einfaches Umschalten in der Software. Somit stellt be.IP plus die ideale Lösung für den Umstieg auf ALL-IP für Geschäftskunden dar.

Highlights:

    Telefonanlage für bis zu 40 Benutzer
    Unterstützung für analoge, ISDN und IP / IPDECT- Endgeräte
    4 analoge Schnittstellen zusätzlich
    Optionale Erweiterung für Benutzer, Voice- Mail, VPN und WLAN-Management
    Integriertes Hot-Spot Gateway
    Individuelle Projekt- und Kundenlösungen durch offenes Systemdesign
    Sanfte Migration – Betrieb als Media- Gateway*
    *Funktionsumfang wie be.IP

be.IP Das Fitnessprogramm für ISDN TK-Anlagen

Die be.IP ist die professionelle Lösung, um bestehende ISDN TK-Anlagen im ALL-IP Zeitalter weiter zu nutzen – vollkommen herstellerunabhängig!
Die be.IP ist ein leistungsfähiges und flexibel einsetzbares Media- und VPN-Gateway mit 2 ISDN Schnittstellen zur Anbindung Ihrer bestehenden TK-Anlage. Sie vereint sicheren Internetzugang über VDSL / ADSL, professionelles Routing, VPN / IPSec mit bis zu 5 gleichzeitigen Tunneln und WLAN in einem System.

Dank der kompromisslos auf den Geschäftskundeneinsatz zugeschnittenen Funktionen, wie etwa TK-Anlagen- Fernwartung (Clearmode, Erreichbarkeit der Anlage wie über ISDN), professionellem Bandbreitenmanagement und QoS Mechanismen eignet sich die be.IP ideal für den Einsatz bei kleinen und mittleren Geschäftskunden, in Filialen, Home Offices und kleinen Außenstellen.

Highlights:

    Herstellerunabhängig einsetzbar
    Keine Änderung an der ISDN-Telefonanlage notwendig
    2 x ISDN (Anlagen- und Mehrgeräteanschlüsse)
    Weiterverwendung angeschlossener Endgeräte (Telefone, Fax, etc.)
    Höchste Sprachqualität Media-Gateway und professioneller
    VDSL Router in einem System
    Professionelles Bandbreitenmanagement, QoS, VPN, Firewall
    Integriertes WLAN und WLAN Controller für zusätzliche Access Points

Wir stehen Ihnen für eine detaillierte Analyse gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für Ihren VoIP-Check!

    

 

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