Für den Umgang von elektronischen Daten und Dokumenten gibt es neue Regelungen laut GoBDs (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)., basierend aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2014.

Digitale Dateien und Dokumente müssen nach den neuen Grundsätzen in einem vorgegebenen Verfahren behandelt werden. Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss auf alle relevante Informationen gleichermaßen zugreifen können. Diese Vorgaben betreffen jedes Unternehmen und gelten auch für diejenigen, die nicht bilanzieren, sondern eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen.

Das wichtigste im Überblick:

  • Die elektronische Archivierung digitaler Dokumente ist Pflicht
    Nicht ausreichend ist dabei, die elektronischen Dokumente auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
    Alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente (E-Mails, Belege, Downloads usw.) müssen in der gleichen Form archiviert werden wie sie im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind.
  • Steuerpflichtige Belege müssen gegen Verlust und Veränderung gesichert werden
    Ein herkömmliches Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht!
    Belege müssen möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust, Veränderungen und schnell wiederauffindbar in der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Sie dürfen in dieser Zeit weder verändert noch gelöscht werden. Die Buchführung ist formell nicht mehr ordnungsmäßig, wenn das nicht gewährleistet ist.
  • E-Mails sind Aufbewahrungspflichtig
    Sobald es sich bei einer E-Mail um einen geschäftlichen Inhalt oder einen Buchungsbeleg handelt, darf diese in der vorgegebenen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder verändert werden.
    Für E-Mails die als Transportmittel für eine anhängende elektronische Rechnung dienen und keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthalten gilt dieses nicht. Hier müssen jedoch die Anhänge im gleichen Format archiviert werden, wie sie erhalten wurden. (z.B. PDF, Bilddatei). Eine Umformatierung darf nicht vorgenommen werden.
  • Papierbelege können durch gescannte Dokumente ersetzt werden
    Papierbelege können jedoch durch die neuen Grundsätze als eingescanntes Dokument ersetzt werden. Auch hier ist zu beachten, dass dies jedoch in einem Format geschieht, welches nicht veränderbar ist.


Nutzen Sie die neuen GoBDs als Einstieg in das digitale, papierarme Büro. Damit gehen Sie nicht nur mit der richtigen Archivierung auf NUMMER SICHER sondern punkten zusätzlich mit Zeit- ,Druckkosten-, und Platzersparnis sowie in Sachen Umwelt

Lassen Sie sich von uns über die Möglichkeiten der digitalen Archivierung beraten

    

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